Location de bureaux : le casse-tête des entreprises

La location de bureaux reste encore un casse-tête pour les entreprises. Certes en temps de Covid-19, nombre d’entreprises ont vidé temporairement certains bureaux occupés par leurs collaborateurs au bénéfice du télétravail à domicile. Cependant et notamment pour les entreprises de moyennes et grandes importances, des bureaux physiques traditionnels restent indispensables dans leurs modes d’organisation du travail. Aussi, pour ces dernières louer des bureaux à Paris, dans les Hauts-de-Seine et plus généralement en Île-de-France n'est pas une tâche toujours très simple. C’est pourquoi il est recommandé de s’entourer de professionnels spécialisés en immobilier d’entreprise. Avec l'aide de ces experts, consultants et broker, louer des bureaux par exemple à La Défense ou ailleurs, dans la région parisienne, ne sera plus un casse-tête !

Les bureaux : un outil indispensable pour les grandes et moyennes entreprises

On évoquera rapidement le recours de plus en plus fréquent des startups aux bureaux en coworking. Ce mode d’organisation du travail venu des États-Unis consiste à partager des locaux avec d’autres startups ou travailleurs indépendants. Mais le partage porte aussi sur les échanges entre les divers entrepreneurs. Ainsi ce système de location partagée de bureaux rompt l’isolement de certains et crée une synergie entre les entrepreneurs.

Le recours au coworking démontre bien la réaffirmation du besoin physique de bureaux. Mais ce système d’organisation ne convient pas à des entreprises plus importantes. En effet, ces entreprises ont besoin de locaux propres pour mettre à disposition de leurs collaborateurs notamment des bureaux personnels attachés à leurs fonctions. En effet, depuis longtemps le bureau a une fonction première dans l’organisation du travail. C’est pourquoi on a vu à Paris se construire le quartier de La Défens dans les années 1960 notamment avec le développement du tertiaire. Ce quartier d’affaires rassemble à présent les bureaux voire les sièges sociaux de grands groupes et entreprises françaises et étrangères. Le travail au bureau reste encore un mode d’organisation largement majoritaire.

Acheter ou louer des bureaux ?

Pour une entreprise qui se développe et qui souhaite, par exemple, quitter ses bureaux partagés en coworking, se pose la question d’acheter ou louer des bureaux. Sur ce point stratégique, il semble clair qu’il vaut mieux investir dans les moyens de développement que dans l’achat des locaux qui constitue un investissement important. Surtout si ces bureaux se situent dans une zone géographique tendue au niveau du prix de la construction comme à Paris ou dans les Hauts-de-Seine (92). Ce qui pourra être envisagé plus tard lorsque la société sera en mesure de consolider ses actifs.

Donc, le meilleur choix consiste à louer des locaux. Le recours à un broker spécialisé en immobilier d’entreprise comme Prest Inter Immo est alors vivement recommandé.

Élaborer le projet de location de bureaux

La société qui a pour souhait de louer des bureaux devra élaborer son projet. Pour ce faire, il est indiqué de s’entourer d’un consultant en immobilier d’entreprise pour être au plus près des besoins et des moyens à mobiliser.

Dans ce montage du projet, les éléments suivants sont à prendre en compte :

• La surface des locaux

Dans cette opération de déménagement, il s’agit de bien évaluer la surface des locaux. Il faut louer ni trop grand pour éviter des frais non justifiés pat des m2 inoccupés, ni trop petits, pour ne pas devoir re-déménager dans un avenir proche. À titre indicatif, la surface des locaux est de l’ordre d’environ 13 m2 par collaborateur en comptant les espaces communs.

• Le choix de la localisation de bureaux

Il est évident que cette localisation est importante pour l’image de marque de l’entreprise. Ainsi, louer des locaux dans le quartier de Défense ou dans le 92 est plus valorisant que dans certaines zones vues comme déclassées, même s'il existe des zones franches. De plus, le contexte environnemental des types d’activité est aussi un critère non négligeable. Ainsi, il est judicieux de s’installer dans un quartier qui regroupe des sociétés informatiques si l’entreprise développe des logiciels médicaux par exemple. Enfin, cet emplacement devra tenir compte des facilités d’accès de la clientèle éventuelle ou des partenaires qui auront à se rendre dans les locaux.

Par ailleurs, il ne faudra pas sous-estimer les commodités de transport pour ses collaborateurs qui regagnent leurs bureaux tous les jours ouvrés de la semaine. Privilégiez les villes bien desservies par le métro ou le RER.

• Le budget alloué à cette location de bureaux

Au-delà du coût de la location, il ne faut pas oublier les frais annexes. Il s’agit, ici, de les citer rapidement. D’abord les frais de l’agence de location qui varient puis les dépenses courantes (eau, électricité, téléphone, internet) et des taxes annuelles, etc. Ces dépenses rentrent dans le chapitre du budget de fonctionnement de la société. Il faudra également compter parfois un aménagement des locaux, avec du mobilier adéquat pour les salles de réunion, ou encore pour les bureaux de la direction et des collaborateurs.

Avantages de faire appel à une agence spécialisée en immobilier d'entreprise

Ainsi, fait en concertation avec le conseil d'une agence dédiée à l'immobilier d’entreprise, le projet de location de nouveaux bureaux sera réaliste au regard des moyens mobilisés, des besoins et choix de l’entreprise. En effet, l’agence immobilière connaît bien son secteur géographique et ses offres. Elle pourra rapidement faire une liste priorisée de propositions de locaux à louer en fonction des critères retenus. De toute évidence, c’est un travail de professionnels. Il sera supérieur en efficacité à celui de collaborateurs internes qui seraient chargés de cette tâche et dont ce n’est pas le métier. Même avec la meilleure bonne volonté dont ils puissent faire preuve. Sans parler de leurs démobilisations sur leurs prérogatives habituelles.

Le mot de la fin

La location de bureaux pour les entreprises notamment dans les secteurs tendus de l’immobilier comme à Paris ou dans les hauts de seine demande à s’entourer de professionnels de l’immobilier d’entreprises. C’est une garantie de faire le meilleur choix possible au regard des critères retenus et des moyens financiers mobilisés à cet effet. Avec un expert d’immobilier d’entreprise, la location de bureaux en Île-de-France ne sera plus un casse-tête pour les entreprises qui veulent intégrer de nouveaux locaux.